เราจะพัฒนาระบบ HRIS ให้เป็น Web-service ได้อย่างไร ?

HRIS ------> Web-service

ท่านคิดว่าจะพัฒนาระบบ HRIS ของหน่วยงานหนึ่งให้มีลักษณะเป็น Web Service นั้นได้หรือไม่ และหากมีลักษณะที่เป็น Web Service จะเป็นอย่างไร ให้ยกตัวอย่างประกอบโดยมีภาพประกอบ

         ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล ( Human Resource Information System) หมายถึง กลุ่มของระบบงานที่ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์หรือตัวอุปกรณ์ และซอฟต์แวร์หรือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ จัดเก็บ และกระจายข้อมูล ข่าวสาร รายงาน ที่มีความถูกต้อง รวดเร็ว ตรงเวลาให้กับผู้ใช้ เพื่อการนำไปวิเคราะห์ เพื่อการสนับสนุนการตัดสินใจ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ การควบคุมการบริหารทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กร และการปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์ในการบริหารงานของผู้บริหารในส่วนที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์ทั้งในปัจจุบัน และในอนาคต นอกจากนี้ ยังช่วยประสานงาน วิเคราะห์ปัญหา การสร้างแบบจำลองทางธุรกิจที่มีความซับซ้อนและก่อให้เกิดหลักการและกลยุทธ์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใหม่ๆ 

           นอกจากนั้นงาน HRIS จึงอาจจะหมายถึง วิธีการส่งมอบงานบริการใหม่ๆ แก่ลูกค้าของเรา ผ่านกระบวนการอิเล็กทรอนิกส์ เหมือนกับการส่งรหัสสารสนเทศจากฝั่ง Hr ไปสู่การถอดรหัสสารสนเทศของฝั่งลูกค้า Hr โดยใช้คอมพิวเตอร์หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ มาทำงานส่งมอบบริการแทนเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจะหลีกเลี่ยงการให้บริการแบบเผชิญหน้า แต่มีข้อดีกว่า คือ สามารถให้บริการโดยไม่จำกัด เวลา สถานที่ และที่สำคัญ คือ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ประหยัด และไม่ลดความพึงพอใจของลูกค้า

       การนำเอาซอฟท์แวร์และเทคโนโลยีต่างๆ มาใช้ในระบบ HRIS ก็เพื่อให้กระบวนการจัดการข้อมูลเหล่านี้มีความรวดเร็วยิ่งขึ้น มีต้นทุนในการดำเนินงานลดลง เพราะโดยปกติแล้วแอพพลิเคชั่นต่างๆ มักจะทำงานด้านธุรการได้เร็วกว่าคน โดยใช้กระดาษน้อยกว่าและอาจต้องการคนทำงานน้อยลงกว่าเดิมด้วย

การนำระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลมาประยุกต์เป็น web – service ได้ดังนี้

 ** ระบบการจัดการการลาออนไลน์ : e-Leave

พนักงานสามารถลาผ่านระบบออนไลน์ และหัวหน้าอนุมัติผ่านมือถือได้

การใช้นโยบายที่เกี่ยวข้องกับการลาหยุด ออกจากงานของพนักงานโดยใช้ทั้งในองค์กรของท่านนั้น ในขณะที่กำลังจัดเก็บข้อมูลให้ถูกต้องกับข้อมูลสารสนเทศด้านการลาหยุด ออกของพนักงานลูกจ้างแต่ละคน คำขอลาหยุด ออก การอนุมัติ จะสามารถดำเนินการได้ง่าย ไม่ยุ่งยากโดยผ่านทางระบบ ออนไลน์ ซึ่งรวมอยู่กับ ระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (email system) ซึ่งจะให้ข้อมูลเป็นแบบ real time เพื่อส่งต่อให้กับผู้จัดการในสายงานการผลิต

หรือสายการบังคับบัญชา และส่งให้กับแผนกทรัพยากรบุคคล (HR Department)

** ระบบจัดการการฝึกอบรม : e-Training

ช่วยให้ทุกคนสามารถดำเนินการเกี่ยวกับการอบรมได้บนหน้าจอเดียวกัน

บริหารจัดการด้านการแจ้งความต้องการและงบประมาณในการฝึกอบรมสำหรับทุกแผนกงาน การจัดเก็บรักษาข้อมูลเกี่ยวกับการอบรมต่างๆ ที่จัดให้แก่พนักงาน โดยผ่านทางหลักสูตรต่างๆ ทั้งภายใน ภายนอก (การเข้าร่วมอบรม ความสำเร็จในการจัดอบรม ฯลฯ) ซึ่งเชื่อมต่อกับระบบบริหารจัดการผลการปฏิบัติงานสำหรับสอบทานงานที่แล้วเสร็จในปีนั้นๆ และข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้งานในการตัดสินใจได้

** ระบบประเมินผลงาน : e-Performanceทำให้กระบวนการในการประเมินผลพนักงานง่ายขึ้นกำหนดวัตถุประสงค์และมาตรฐานในกระบวนการประเมิน ตลอดทั่วทั้งองค์กร เกณฑ์ด้วยการ “ถ่วงน้ำหนัก” ในกระบวนการประเมินสามารถที่จะกำหนดข้อมูลประวัติของแต่ละคนภายในแต่ละแผนก เช่น เกณฑ์การประเมินที่ผู้ใช้กำหนดคุณค่าของแต่ละเกณฑ์ การหารือเกี่ยวกับการประเมิน สิ่งที่พบในการประเมิน   รายบุคคล การให้คะแนนทั้งหมดและข้อเสนอแนะในการปรับปรุง โดยเชื่อมต่อกับการจัดทำเงินเดือนค่าจ้าง การอบรม และฐานข้อมูลพนักงาน ช่วยงานแผนกทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิผล

** ระบบการจัดการเบิกค่าทดแทน และค่าใช้จ่าย : e-Claimดำเนินการติดตามข้อมูลพนักงานลูกจ้างของท่าน ซึ่งไม่เคยง่าย สะดวกแบบนี้มาก่อน

บริหารจัดการแบบรวมศูนย์ในด้านสิทธิประโยชน์ต่างๆ ที่มีของพนักงาน (สิทธิประโยชน์และค่าตอบแทน ตามที่ผู้ใช้กำหนด สิทธิประโยชน์ที่เป็นตัวเงินที่ไม่เป็นตัวเงิน จำนวนสูงสุดของค่าตอบแทน หลักเกณฑ์ที่นำมาใช้ การพักงาน ฯลฯ) การจัดทำรายงานต่างๆ แบบเบ็ดเสร็จสำหรับแผนการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงาน อัตราส่วนสิทธิประโยชน์ของพนักงานต่อนายจ้าง

รูป แสดงระบบงานสารสนเทศทรัพยากรบุคคล